V zákonu není stanovena povinnost vystavování zálohových faktur, tudíž nejsou stanovené ani povinné údaje, které by měly být součástí dokladu. Existují však nepsaná pravidla, podle nichž by měla zálohová faktura mít označení, že se opravdu jedná o zálohovou fakturu, dále pak číslo, údaje o dodavateli i odběrateli, bankovní účet dodavatele, fakturované položky, datum vystavení i splatnosti a částku.

Jak probíhá účtování zálohové faktury?

Vzhledem k tomu, že nejde o účetní a daňový doklad, účtování zálohové faktury se neprovádí, ale pouze se eviduje v účetním systému. Účtování se provádí až v okamžiku, kdy dojde ke skutečné úhradě fakturované částky. Celý proces účtování je následující:

- Vystaví se zálohová faktura, která se zaeviduje, ovšem nezaúčtuje.
- V okamžiku, kdy odběratel zaplatí dodavateli fakturovanou částku, dodavatel vystaví fakturu k přijaté platbě, kterou si dodavatel i odběratel zaúčtuje.
- Poté se vystaví ostrá faktura, kterou si opět účtuje jak dodavatel, tak i odběratel ve svém účetnictví.

Používáte ERP Money?

Ideální je mít k dispozici propracovaný a sofistikovaný informační systém ERP, jako je například ERP Money, kde nedochází k účtování zálohových faktur, neboť se nijak nepropíšou v dani z příjmu či v dani z přidané hodnoty. Zálohová faktura je spíše výzva k platbě.

Jakmile dojde k proplacení od odběratele, dodavatel do 15 dnů od přijetí platby vystaví daňový doklad, na jehož základě přizná daň. Informační systém ERP Money rozlišuje, jestli je to zálohová faktura a následná faktura a postupovat tak můžete hned několika cestami:

- Zdaníte interním dokladem.
- Zdaníte bankovním výpisem, respektive pokladním dokladem.
- Zdaníte vyúčtovací fakturou.